“在一个逐渐壮大管理结构复杂的企业中需要通过协同管理。”上海市企业信息化促进中心主任王贻志说，对该系统中各个子系统产生“竞争-合作-协调”的能力。
在他看来，在经济下行趋势下，目前中国企业的内控管理更需进一步改善，“推动协同管理在内的企业信息化，是提高产品质量和竞争能力，推动中小企业调整结构，提高创新能力和管理水平的最重要支撑和动力引擎。”
签字审批影响的效率
出差前后，报销审批让人抓狂。京润珍珠的董事长周树立就感受深刻。这家诞生于1994年的企业如今的销售网络遍及国内各个省区，拥有了26个市场部和七大分仓，还有5000多家遍布全国的形象终端和专卖店。
比20年前繁忙得多的周树立经常在国内、国外出差，每次回来最头疼的问题是处理堆积如山的各种单据和文档，这些单据和文档中有些特别着急的，因为他没及时签字而耽误了时间，而审批这些单据也的确要耽误他不少时间。
这种浪费是双向的，等待签字的人和签字人都焦急，对于公司而言，这也是效率低下的根源之一。
“不要小看了一个小小的签字审批问题，它背后隐藏着经营管理的大问题。”
不过现在，京润珍珠成都办事处从打报告到总经理签批仅用两天。实际上，2009年，京润珍珠用上了一套协同管理系统，即便在外地出差，周树立也能利用碎片化的时间通过协同网络即时处理事务，而以前像这种签报没有十天八天根本不可能。
这种信息化处理方式不仅效率大大提升，也降低了员工的工作强度，节约了办公成本。上海台尚食品有限公司信息部负责人透露，“公司的办公费用比此前降低了50%~70%。”
更重要的是，各业务部门对内部管理流程梳理清晰，特别是在重大关键业务上建立集团公司和下属各公司间的互动协同工作流程，提高工作协同效率，做到跟踪和追溯。
缩短从触角到脑袋的距离
但协同绝不仅是办公信息化和办公无纸化。何为协同？合办为协，共口成同，用友集团旗下的北京致远协创软件公司助理总裁淦勇对《第一财经日报》表示，也就是密切配合、协调一致。
新一代的协同概念包含四个方面的含义：人的协同、信息协同、应用协同和流程协同，其中，人的协同是核心内容。“协同商务之父”Jim Hepp－lemann指出： 以人为本的协同工作将成为今后衡量企业是否真正具有竞争力的核心。
其实，随着企业的发展，与之而来的是组织管理面临的机构扩张、管理效率方面的巨大压力。与此同时，经济大环境的考验，对现代组织管理效率和管理质量也提出了更高要求，由于企业管理者无法在第一时间得到重要的运营信息而导致的损失成为制约很多企业发展和市场竞争机会的瓶颈。
张莉是中粮旗下福临门的北京一家超市的一线品牌促销员，她发现，由于食用油是生活必需品，因此价格一直是消费者们关注的焦点，“有时竞争对手降价了，但我们总部反应很慢，看着竞争对手的油哗哗地卖，心里挺着急的。我们要求调整促销策略的时候，因为流程慢，心里更着急。”
张莉以前采用纸质的汇报流程，由业务员传真给业务经理，再由业务经理传真给区域经理，再由区域经理传真给大区经理，大区经理再传真到总部审批，这个汇报过程就需要五六天，环节多、效率低，错失了不少最佳促销时机。
后来，信息化成为中粮营销的突破口，中粮首先建立了管理规范，然后是信息传送方式变革，建立了中粮营销管理的精细化管理、高效审批模式。从一线负责人发起信息反馈，经过所属分公司、大区、运作层面、财务审核、通路审核，最终传递到总部，总部根据全国各地的一线信息反馈汇总，提供有效的数字支持和决策支持。
运用协同管理系统之后，虽然审批流程还是跟原来一样多，但是审批效率大大提高，由原来的五六天压缩到仅需几个小时，集团总部能从容面对市场的瞬息万变。
串联“信息孤岛”
和中粮一样，大多数企业随着自身的发展，必须处理的信息呈几何级数增长，平均每12～18个月就会翻番。
一位业内人士告诉记者，他曾了解到一家公司上了40多个财务、人事、流程等不同的业务系统。但问题是，由于历史的原因，它们之间大多不能相互通信，横亘于应用之间的是众多不同的硬件环境、网络环境、软件环境、数据库系统。应用系统的数据格式定义又如此不同，正如不同国家的人说不同的语言。这些异构问题是大家常说的“信息孤岛”现象的根源。大量的“信息孤岛”存在，阻碍了整个企业的信息流转，企业无法有效整合已有资源。
另一方面，淦勇表示，除了结构化的业务系统，大多数企业还必须面对信息的非结构化和非个性化。结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说，可能一个备忘录、一封邮件等“死角”里会隐藏了非常重要的信息。企业需要一个工具来进行处理与整理。
而协同业务管理的重要内容就是需要所涉及到的相关点及时地对变化的因素作出反应。实际工作中，企业任何一个部门或个人的工作，所影响到的因素是方方面面的。例如销售部门的销售动作，涉及到的有客户的回馈或订单、采购部门的采购、财务部门的应收和应付账款、人力资源部门对相应人员的绩效考核、管理层对企业整体运营的分析等。只有让这些变化的因素在系统中实时更新并体现，才能实现真正意义上的业务协同化管理。
