专栏观察

成本居高不下员工辞职不断,看基于RPA的业务流程优化如何破局

 

社保缴费基数上调经营成本一涨再涨,RPA成为企业降本增效利器

成本居高不下员工辞职不断,看基于RPA的业务流程优化如何破局

人效优化到最大成本仍居高不下,能否通过RPA实现快速增效降本?


文/王吉伟

 

最近几个月,很多地区的社保缴费基数又调整了,确切地说是上调。

以北京为例,之前月缴费基数下限为5360元,现在则上调为5869元,比之前上涨了500多元。每次社保调整都是只升不降,以至于有网友称之为芝麻开花节节高。

社保缴费基数的升高,都意味着用工成本的上升。按照最低缴费基数给员工缴纳社保,对个人来说500多元并不算多,但对于一个员工上千乃至上万的企业,着实是一笔不小的费用,更何况很多高工资员工都拿着足额社保。

一个在北京大厂的朋友说,他所在的企业想尽办法降低成本,但再多的办法可能也抵不上一次法规的改变。这个矛盾,在当前疫情冲击与经济下行的大环境下尤为突出。

不管在大厂巨头还是在小微企业,增效降本、开源节流、减员并岗已经成了企业经营的主旋律,人力资源部门比以往任何时候都忙碌。

 

维持对外业务稳定性的情况下,在增效降本法方面,组织中的管理者们除了考虑极力压缩人力成本,更会考虑如何用技术代替人力,比如上云、采用人工智能以及采用更多的自动化等。

在某个微信群里,王吉伟频道就看到有人交流他们在采用RPA数字机器人之后成本降低的情况。

在其看来,数字员工不需要工位,也不需要开工资交社保,只需购买RPA就能快速开发机器人上岗,人力成本大大降低,工作效率也大大提升。如果一个集团企业的下属分公司都部署RPA,这个成效更会被放大数倍。

显而易见,企业引入RPA,不仅能够对冲社保缴费基数上调等带来的成本上涨,更能够通过数字机器人代替人力实现更大规模的成本压缩,进一步实现增效降本。

那么,RPA是如何助力广大组织破解成本居高不下的难题的呢?本文,王吉伟频道就跟大家聊聊这些。

企业成本居高不下不只因为社保上涨

对于每个企业,不能说“谈保色变”,但社保确实是企业人力成本的重要负担之一。

企业的人力成本主要由两大部分组成,分别是税前工资和企业缴纳社保公积金构成。税前工资在扣除个人所得税和个人缴纳社保公积金之后的剩余部分,为个人税后实得工资。而企业应为员工缴纳社保公积金,约为税前工资的44.1%。

这意味着,企业的用工成本比实际发放的员工工资要高得多。

在北京,按照最新的社保缴费标准,如果给一个员工开税后10000元的工资,以最低社保(5869元)公积金(2320元)计算企业的成本约为13100元,若以足额社保公积金计算企业需要负担的成本约为18500元。

实际上,在人力成本方面还有奖金、福利、团建、餐补等多项费用,比我们按照公式计算出来的还要高。

更割裂的是,一些无法凸显价值的岗位离职率高还难以招人,而加薪招聘来的人长期重复简单枯燥的工作,进入一个新的快速入职与离职的循环,造就更高的人员流动率。这种情况,进一步提升了人力成本。

 

企业的经营成本包括直接材料成本、人力成本、制造费用、业务成本、研发成本等多项费用支出,其中最重要的非人力成本莫属。

毕竟没有人力参与,设计再完美的企业也无法正常运营。而人力成本又是变动最大的成本机构部分,通常人员的流动会给企业组织架构带来直接的成本波动,而想要留住优秀员工以及吸引人才就需要更多的支出成本。

近些年因为全球疫情、世界局势、经济下行、行业竞争等多重因素的影响,中小微企业的经营越发困难,在原材料上涨、制造费用增加、环境成本上升的情况下,居高不下的人力成本也就在企业中更加显眼。以致社保公积金最低缴费基数的上涨,都给很多企业带来不小的经营压力。

而一些企业在人力资源管理方面存在的人力随意增补、人员流动率高、员工做事效率太低、薪酬制度混乱等情况,在影响企业经营效率的同时,也加剧了人力成本的提升。

人效最大化是增效降本的关键

摆在广大企业面前的一大难题是,大家都知道通过优化人力资源能够实现增效降本,却不晓得如何去正确、合理、高效地进行整顿与优化。裁员容易,但往往在裁员之后需要更多的工资去雇佣新的员工。

事实上,决定人力成本的关键并不是工资的高低,而是人效。一个拿6000元工资的员工,能够为企业创造20000元的绩效,人效20000元,工资6000元,工资费用率为30%。

如果我们把人效提高,雇佣或培训更多一专多能的复合型人才,3个人干5个人活拿4个人工资,人效提高到50000元,平均工资做到8000元,工资费用率就可以提升到48%。

 

人效,体现为更少的人做更多的事。纯人力资源,最多能够实现1人去做2-3个员工的事。并且不一定做到更好,只是能够兼顾一些不是太重要的岗位,因而无法能保证更高的质量。

在目前的大环境下,相信注重人效的企业,应该早已将外包业务和灵活用工的人效都已提到最高。而想要让人效再上一个台阶,就不是考虑找更多复合型人才那么简单,而是需要从企业运行的本质也就是业务流程上去挖掘。理论上,业务流程越简单,1个人能做的事情就可以更多,人效就会越高,成本也就越低。

所以,想要通过更大的人效和费用率去实现增效降本,就不得不重塑业务流程,优化业务流程。采用智能化、自动化更加精简、高效的业务流程,可以让更少的人做更多的事,实现1个人拿2个人的工资干5个人的活。

最佳降本增效的答案都写在业务流程里

业务流程关系到企业的运作,是企业经营的核心,业务流程管理则是企业管理的基石。业务流程是企业运行的最小单元,业务流程精简与高效直接影响企业运营的效率。

理论上,业务流程在设计之初都应该遵循简单、高效、易操作的基本原则。但很多企业因为不断上线新业务、引入管理系统、增加职能部门、组织架构变更等因素的影响,业务流程变得越发复杂、臃肿、冗余。业务流程越复杂,各项业务的执行效率越低,经营成本也就越高。

几乎没有组织不存在业务流程冗余的情况。一方面发展新业务会带来新的业务流程,另一方面很多组织发展新业务都是在原有业务架构上直接增加,一般不会因为某个新项目而重新设计流程架构。

各种新的业务流程就如砌砖块一样堆砌在原来的业务流程之上,造成所涉及业务流程的部门、资源以及人员的重复建立。

长此以往,必然会造成不同部门、业务、系统架构之间的数据不通、业务重复等业务孤岛与数据孤岛,严重影响组织的高效运营。

 

想要改变这种状况,现在大家都会想到要进行数字化转型。让企业实现智能化、自动化是企业的普遍想法,解决手段则往往是引入PaaS、SaaS、数据中台等数字化工具。

系统工具是数字化转型的具体承载,引入合适的数字化工具是必须的。但这其中会存在的两个问题:

一是各种平台与工具的引入,更多的是解决了数据的转化与存储问题。单纯靠这些工具仍旧无法高效解决信息系统的连接与数据流通问题,数据与业务孤岛仍旧存在。

二是数字化转型是一个系统工程,需要组织自上而下的从组织架构、信息系统、业务流程等各方面长期融合改造与坚持推行才能见到效果,投入成本、实施周期、交付成效等都是长期工程。大型企业或许可以接受,却并不适合广大中小企业。有数据显示数字化转型真正成功的组织仅占20%左右,很多企业往往半途而废。

事实上,数字化转型其实并没有大家想象的那么难,主要还是看从哪个角度切入。

要知道,数字化转型的最终目的是为了增效降本。至于采用哪种方式进行增效降本,道路千万条,最简单最适合自己的就是最好的道路。既然业务流程是企业运行的最小单元,我们只需要一直保证所有流程都是最精简的,不就能保证组织的高效运营了吗?

尤其是对于没有信息系统或者仅有几套信息系统的企业而言,其实并不需要系统的数字化架构以及宏大完整的数字化转型策略,只需要做到持续的业务流程优化即可。

 

业务流程优化面向结果,也就是追求使用某种工具之后成效立竿见影。比如采用RPA之后,很多组织的财务、人力资源等部门,真的就实现了“1人替代5人”的情况。把大量简单重复的业务流程都交给RPA机器人处理,实现效率提升同时成本大幅降低。

业务流程优化也不用考虑什么数字化转型、组织架构等因素,感觉业务流程不合理或者效率太低,就可以用RPA等工具进行流程优化。并且现在的RPA工具还会提供流程挖掘等功能,帮助企业发现更多效率不高的业务流程。

在RPA的应用过程中你就会发现,数据渐渐的流通了,业务孤岛不见了,组织架构也在无形之中改变了。而这些,正是数字化转型追求的结果。

所以,最佳降本增效的答案都写在业务流程里。而企业需要做的,就是找一款适合自己的业务流程优化工具,从整顿业务流程开始进行更加简单的增效降本。

基于RPA的智能自动化是业务流程最优选

学术一些来讲,业务流程优化(Business Process Improvement,简称 BPI)是从企业绩效出发,对现有工作流程进行调研、分析、梳理、完善和改进,打破部门壁垒,增强横向协作,进而提高企业运作效率,降低企业整体运营成本,从而保持企业的竞争优势。

 

简单地讲,业务流程优化仅需要两个基本步骤:一是业务流程精简,二是业务流程自动化。前者将业务流程标准化并实现长期监管持续优化,后者实现将简单、重复部分的人力操作替换为自动化操作。

在具体实施中,其实业务流程自动化往往可以cover第一个步骤。对于既有流程即便不进行精简,也能通过自动化实现业务流程效率的大幅提升,同时流程自动化会进一步促进业务流程的持续精简。

流程自动化对于流程优化的重要性不言而喻,流程自动化工具也越发受到广大组织的重视。近年来,随着云计算、大数据、人工智能、RPA、低代码、流程挖掘等技术成熟与应用,业务流程优化的工具与方案也在不断革新。

继传统集成自动化因为投入大、工期长、难操作等原因逐渐被企业抛弃之后,在这个技术周期,基于RPA融合云计算、人工智能、低代码、流程挖掘多种技术的智能自动化开始流行。

以智能自动化平台为技术底座开发的数字机器人,具备开发难度低、投入少、工期短、实施快、跨部门、非侵入、操作简单等诸多特点,可以帮助广大组织通过业务流程优化快速实现增效降本。

 

同时在产业各方的努力之下,现在相关厂商主推的超自动化架构以及端到端解决方案,能够通过集成API与UI帮助企业实施一站式的智能自动化解决方案,进一步降低了应用业务流程自动化的难度,并能够长期有效地协同组织数字化转型策略的推动。

现在全球很多大型企业的CIO、CTO都非常认同RPA,很多组织都在推动部署RPA以及实施基于RPA的自动化解决方案。原因无他,正是因为RPA已经成为更简单的业务流程自动化解决方案,成为了业务流程的最优选,更成为广大组织数字化转型不可或缺的一部分。

有了RPA,企业可以开发足够多的数字机器人代替人力,简单、重复、没有成就感的工作都可以交给机器人。“人+机器人”协同工作,在纯靠人力搬运数据、抄录誊写等业务场景中,可以轻松实现1个人干多个人的活儿,机器人员工不用开工资上社保,用工人效自然也就能够大大提升。

同时,RPA的引入也在一定程度上破解了员工高频流动的问题。很多员工之所以辞职,原因在于他们一直在做简单枯燥的低价值工作,既不利于其成长,也不符合他们的职业规划。

由数字机器人来做这部分低价值工作,这些员工解放出来去做更有价值的设计、规划、决策等更有价值更有挑战的工作,也就不会轻易提出辞职。

 

所以,还在为增效降本和难以招人而头痛的企业高管们,如果在增效降本以及数字化转型方面还没有更好的解决思路,不妨试试引入RPA。这个简单易用的业务流程优化工具,应该能够给大家带来很多惊喜。

最重要的是,RPA价格不贵,甚至前期不用怎么投入。很多厂商还推出了免费版和社区版,老百姓都能用得起。

何乐而不为呢?

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